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3.1 Produktgruppe Verwaltungsmodernisierung, Neue Steuerungsmodelle

3.2    Produktgrupppe Querschnittsprüfungen und Prüfungen für die Gesamtverwaltung

3.3 Produktgruppe Einzelprüfungen

3.4 Produktgruppe Beratung

Seit 01.01.97 wird für das Rechnungsprüfungsamt eine Kosten- und Leistungsrechnung geführt. Dies erfolgt mit Hilfe des EDV-Programms IRP durch das Hauptamt. Die Kostenrechnung wird aus der Kameralistik entwickelt. Die dortigen Buchungsvorgänge werden in das IRP-Programm übertragen. Die Ressourcen und Einnahmen des Rechnungsprüfungsamtes sind im Haushaltsplan ausschließlich in Unterabschnitt 0100 abgebildet. Dieser Unterabschnitt spiegelt gleichzeitig die Produkte des Rechnungsprüfungsamtes wider.

Die einzelnen Produkte des Rechnungsprüfungsamtes sind in der Kosten- und Leistungsrechnung als Kostenstellen dargestellt. Dadurch können Kosten und Erlöse, aber auch Leistungen eindeutig zugeordnet werden.

Die Aufteilung der Kosten auf die einzelnen Kostenstellen erfolgte für die Produktkalkulation und auch die Kostenrechnung selbst anhand von Schätzungen. Ein anderes Verfahren der "Kostenzuordnung" auf die einzelnen Kostenstellen (Produkte) ist derzeit noch nicht möglich.

Ziel ist es, in zukünftigen Kosten- und Leistungsrechnungen die Kosten exakt dort zuzuordnen, wo sie entstanden sind. Dazu ist es erforderlich, daß jeweils Aufzeichnungen über den entstandenen Aufwand geführt werden. Das Rechnungsprüfungsamt strebt an, dieses Ziel über die Ermittlung von Stundenverrechnungssätzen zu erreichen, die außer den reinen Personalkosten auch die Sachkosten, Gemeinkosten und kalkulatorischen Kosten berücksichtigen. Anhand von Zeitaufzeichnungen der Mitarbeiter lassen sich die entstandenen Kosten dann eindeutig den Produkten zuordnen. Auf dieser Grundlage werden auch die Erlöse ermittelt, die das Rechnungsprüfungsamt ausschließlich in Form von internen Leistungsverrechnungen erzielt.

Mit Zeitaufzeichnungen wurde im Jahr 1997 begonnen. Das Verfahren ist deshalb noch nicht ganz ausgereift und wird ständig verbessert. Für das Jahr 1998 wurden die Kosten und Erlöse noch zum größten Teil aufgrund von Schätzungen ermittelt. Erst für das Jahr 1999 ist mit einer exakteren Kosten- und Erlöszuordnung zu rechnen. Wir streben an, dann die Personalkosten entsprechend den durchgeführten Aufzeichnungen direkt auf die einzelnen Produkte zu verbuchen.

Dieser Auswertungs- und Erläuterungsbericht enthält einige grundsätzliche Darstellungen zu den einzelnen Produktgruppen und den Kostenarten. Neben den finanzwirtschaftlichen Kennzahlen sind auch die Leistungsdaten für das abgelaufene Jahr 1998 dargestellt.

2.    Rechnungsprüfungsamt insgesamt

Der Kostendeckungsgrad liegt geringfügig unter dem von 1997. Ursprünglich war vorgesehen, schon 1998 das Ergebnis ausgeglichen zu gestalten. Dies ist aufgrund der durchgeführten Verrechnungsart nicht gelungen. Während 1997 die Kosten noch im reinen Umlageverfahren verrechnet wurden, sollten 1998 die Kosten jeweils zur Hälfte im Umlageverfahren und aufgrund von Einzelabrechnungen den Fachdienststellen angelastet werden. Von den gesamten internen Erlösen in Höhe von rd. 425 TDM wurden rund 330 TDM durch das Umlageverfahren erzielt und "nur" 95 TDM durch Einzelabrechnungen. Dies hat insbesondere folgende Gründe:

• Vom RPA wurden insgesamt 127 TDM von den einzelnen Dienststellen angefordert. Daß nicht alle Einnahmen angeordnet und vereinnahmt wurden, liegt daran, daß verschiedene Dienststellen die Rechnungen nicht beglichen haben. Inzwischen wurde das Verfahren vom Hauptamt dahingehend geändert, daß die Forderungen direkt im GiFin sowohl in der Einnahme wie auch in der Ausgabe verbucht werden. Für die Verrechnungen mit dem Bauhof gilt ähnliches. Hier wurden zum einen die veranschlagten Umlagen nicht (oder nur teilweise) angeordnet, zum anderen die angeforderten Beträge durch den Bauhof teilweise nicht beglichen (rund 20 TDM).
• Die Leistungen der Produktgruppe 1 ? Neues Steuerungsmodell werden bewußt nur teilweise und nur über das Umlageverfahren verrechnet. Die Umsetzung des Neuen Steuerungsmodells soll nicht von den finanziellen Ressourcen der einzelnen Fachbereiche abhängig gemacht werden, sondern liegt im Interesse der Gesamtverwaltung.
• Die Arbeitsaufzeichnungen durch die Mitarbeiter des RPA sind noch nicht umfassend. Deshalb werden auch noch nicht alle Aufträge abgerechnet. Dies soll im Jahr 1999 verbessert werden.
• Die Stundenverrechnungssätze, die das RPA zugrunde legt, sind (noch) nicht kostendeckend. Sie basieren noch auf den allgemein gültigen Personalkostentabellen und sollen im Laufe des Jahres 1999 aufgrund der Ergebnisse der Kostenrechnung angepaßt werden.

Die folgende Grafik zeigt den Kostenanteil der einzelnen Produktgruppen an den Gesamtkosen des Rechnungsprüfungsamtes:

Nach wie vor nehmen Einzelprüfungen im Leistungsspektrum des Rechnungsprüfungsamtes den größten Anteil der Ressourcen in Anspruch. Allerdings ist er gegenüber 1997 etwas zurückgegangen. Die Beratungsleistungen konnten demgegenüber etwas ausgebaut werden.

Ausgehend von Überlegungen, die Rolle des Rechnungsprüfungsamtes im Neuen Steuerungsmodell neu zu definieren (siehe auch KGSt-Bericht Nr. 2/97) sind Beratungsleistungen forciert anzubieten und die Einzelprüfungen auf das notwendigste Maß zurückzuführen. Wir streben eine solche Umstrukturierung im Rechnungsprüfungsamt an, weisen jedoch darauf hin, daß ein solcher Veränderungsprozeß mehrere Jahre in Anspruch nehmen wird.

Das Rechnungsprüfungsamt muß sich zunehmend als Anbieter interner Beratungs- und Serviceleistungen verstehen. Es hat im Prinzip die Kosten, die es verursacht, durch Aufträge und interne Leistungsverrechnungen zu erwirtschaften. Auch dieser Veränderungsprozeß wird mehrere Jahre in Anspruch nehmen, und auch deshalb wurde für 1998 und wird voraussichtlich für das Jahr 1999 noch keine 100 %ige Kostendeckung erreicht .

3. Kostenstellenrechnung

3.1    Produktgruppe Verwaltungsmodernisierung, Neue Steuerungsmodelle

3.12    Leistungskennzahlen

3.121 Konzepte und Strategien zur Steuerung der Gesamtverwaltung

Verwaltungsführung, Amt 10

- Anpassung der Organisationsstruktur der Verwaltung bis zum Jahr 2005

- Umstellung der Gesamtverwaltung

- auf die outputorientierte Steuerung bis zum Jahr 2000

- auf die produktorientierte Budgetierung bis zum Jahr 2000

- Einführung eines Berichtswesens und Controllings bis zum Jahr 2000

- Einführung eines Qualitätsmanagements bis zum Jahr 2000

Das RPA hat im Juni 1996 den 4. Bericht zum Neuen Steuerungsmodell vorgelegt und die Ämter 10 und 20 zu Stellungnahmen zu den Vorschlägen aufgefordert. Bisher sind keine Stellungnahmen eingegangen. Der 4. Bericht beinhaltet alle hier aufgeführten Leistungen. Insbesondere die Fragen der zukünftigen Verwaltungsorganisation sollten 1999 erneut diskutiert, die dazu gemachten Vorschläge weiterentwickelt werden. Voraussichtlich noch 1999 soll ein 5. Bericht zum Neuen Steuerungsmodell herausgegeben werden.

3.122 Handlungsrahmen für die Fachbereiche

Verwaltungsführung, Amt 10

Schaffung eines Handlungsrahmens für ziel- und ergebnisgesteuerte Fachbereiche

3.123 Definition und Beschreibung von Produkten, Kontraktmangagement

Zu diesem Produkt zählen Ziel- und Aufgabenbestimmungen, Aufgabenkritik, Produktdefinitionen und -beschreibungen, Definition von Leistungs- und Finanzzielen, Budgetermittlungen, Betreuung von Ämtern bei der Mitarbeit in interkommunalen Vergleichsringen (IKO-Netz etc.)

alle Ämter und Fachbereiche der Verwaltung

Outputorientierte Steuerung der Gesamtverwaltung, produktorientierte Haushaltsplanung,

Vereinbarung von Kontrakten

3.124 Unterstützung des Fachbereichscontrolling

alle Ämter und Fachbereiche der Verwaltung

Flächendeckende Einführung eines standardisierten Berichtswesen und Organisation des Controllings auf der Fachbereichsebene

3.125 Organisationsberatung und -entwicklung, Marketing

Verwaltungsführung, Amt 10, alle Ämter und Fachbereiche der Verwaltung

- komplettes Beratungsangebot

- Erfüllung der im Auftrag vereinbarten Zielsetzung, Kundenzufriedenheit

- im Wettbewerb mit privaten Anbietern bestehen

3.126 Konzepte und Strategien zur Personalwirtschaft und ?arbeit

Verwaltungsführung, Amt 10

- Personalentwicklungskonzeption bis zum Jahr 1999

- Konzepte zur Personalarbeit im Rahmen des NSM im Jahr 1999

3.2    Produktgruppe Querschnittsprüfungen und Prüfungen für die Gesamtverwaltung

3.21    Finanzwirtschaftliche Kennzahlen

3.22    Leistungskennzahlen

3.221 Prüfung der Jahresrechnung

Verwaltungsführung

Gewinnung von Grundlagenmaterial. Budgetvollzug für die Verwaltungssteuerung hinsichtlich ökonomischer und effektiver Aufgabenerfüllung

3.3     Produktgruppe Einzelprüfungen

3.32    Leistungskennzahlen

3.321 Prüfung von Zahlstellen

Jährliche Prüfung von 14 Zahlstellen

Fachbereiche mit Zahlstellen

Überwachung der Zahlstellenverwaltung im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit

3.324 Prüfung von Kostenrechnungen

alle Fachbereiche

- Gewinnung von Grundlagenmaterial für die Steuerung der Fachbereiche

- Prüfung der Grundlagen zur Gebühren- und Entgeltkalkulation

3.325 Prüfung städtischer Bauten

technische Ämter der Bauverwaltung, Bauherren

Ordnungsgemäße und wirtschaftliche Durchführung städt. Baumaßnahmen

3.326 Prüfung der Vorräte und Vermögensbestände der Stadt

Ämter 10, 23, 68, sonstige Fachbereiche

Ordnungsgemäße Verwaltung städt. Vermögens

3.327    Prüfung von Vergaben und Prüfung von Anordnungen in Einzelfällen

Amt 10, Fachbereiche mit Auftragsvergaben

3.328 Sonstige Prüfungen

Verschiedene Fachbereiche, Vereine oder Verbände

Überwachung und Prüfung der Kassenführung der betreffenden Einrichtung

3.4     Produktgruppe Beratung

3.41    Finanzwirtschaftliche Kennzahlen

3.42    Leistungskennzahlen

3.421 Organisationsberatung, Betriebsberatung

alle Fachbereiche

- komplettes Beratungsangebot

- Erfüllung der im Auftrag vereinbarten Zielsetzung, Kundenzufriedenheit

- im Wettbewerb mit privaten Anbietern bestehen

- Downloads und Hilfen für Fachdienststellen.

3.422 Beratung im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen

alle Fachbereiche

- komplettes Beratungsangebot

- Erfüllung der im Auftrag vereinbarten Zielsetzung, Kundenzufriedenheit

- im Wettbewerb mit privaten Anbietern bestehen

4.     Kostenartenrechnung

Erläuterungen zu den wesentlichsten Zahlen:

Das Ist-Ergebnis bei den Personalkosten bleibt mit rd. 58 TDM hinter den Planzahlen zurück. Dies liegt vor allen Dingen daran, daß die Personalnebenkosten weitaus geringer waren, als ursprünglich angenommen. Bei den Beamtenbezügen selbst ist der ursprünglich von uns vorgeschlagene Ansatz durch das Hauptamt erheblich gekürzt worden, weil die 3. Sachbearbeiterstelle im ganzen Jahr 1998 nicht besetzt war. Daraus ist auch die Überschreitung der Planzahl zu erklären. Die Stelle im Rechnungsprüfungsamt soll in Kürze besetzt werden, so daß im Jahr 1999 und in den Folgejahren mit höheren Personalkosten zu rechnen ist.

Die Gebäudekosten werden über Umlage durch das Hauptamt verrechnet. Wir hatten vorgeschlagen, die von den Fachdienststellen beeinflußbaren Kosten (wie Energie, Reinigung etc.) nicht nach Umlageschlüsseln sondern direkt abzurechnen. Dies ist offenbar für das Jahr 1998 nicht geschehen.

Wir haben der Einfachheit halber zu den Geschäftsausgaben auch die Aus- und Fortbildungskosten sowie die Unterhaltungskosten für Büroeinrichtungsgegenstände gezählt. Der Planansatz wurde um rund 16 TDM unterschritten. Dies liegt auch daran, daß aus 1997 nicht verbrauchte Haushaltsmittel übertragen werden konnten, die einen Teil der Geschäftskosten im Jahr 1998 abdeckten.

Bad Kreuznach, den 30.03.99

I. A.