Allgemeines

Seit 01.01.97 wird für das Rechnungsprüfungsamt eine Kosten- und Leistungsrechnung geführt. Dies erfolgt mit Hilfe des EDV-Programms IRP durch das Hauptamt. Die Kostenrechnung wird aus der Kameralistik entwickelt. Die dortigen Buchungsvorgänge werden in das IRP-Programm übertragen. Die Ressourcen und Einnahmen des Rechnungsprüfungsamtes sind im Haushaltsplan ausschließlich in Unterabschnitt 0100 abgebildet. Dieser Unterabschnitt spiegelt gleichzeitig die Produkte des Rechnungsprüfungsamtes wider.

Die einzelnen Produkte des Rechnungsprüfungsamtes sind in der Kosten- und Leistungsrechnung als Kostenstellen dargestellt. Dadurch können Kosten und Erlöse, aber auch Leistungen eindeutig zugeordnet werden.

Die Aufteilung der Kosten auf die einzelnen Kostenstellen erfolgte für die Produktkalkulation und auch die Kostenrechnung selbst anhand von Schätzungen. Wie die Ergebnisse der Kostenrechnung zeigen, weichen deshalb die Ist-Werte nur unwesentlich von denen der Plan-Werte ab. Ein anderes Verfahren der "Kostenzuordnung" auf die einzelnen Kostenstellen (Produkte) ist derzeit noch nicht möglich.

Ziel ist es, in zukünftigen Kosten- und Leistungsrechnungen die Kosten exakt dort zuzuordnen, wo sie entstanden sind. Dazu ist es erforderlich, daß jeweils Aufzeichnungen über den entstandenen Aufwand geführt werden. Das Rechnungsprüfungsamt strebt an, dieses Ziel über die Ermittlung von Stundenverrechnungssätzen zu erreichen, die außer den reinen Personalkosten auch die Sachkosten, Gemeinkosten und kalkulatorischen Kosten berücksichtigen. Anhand von Zeitaufzeichnungen der Mitarbeiter lassen sich die entstandenen Kosten dann eindeutig den Produkten zuordnen. Auf dieser Grundlage werden auch die Erlöse ermittelt, die das Rechnungsprüfungsamt ausschließlich in Form von internen Leistungsverrechnungen erzielt.

Zeitaufzeichnungen wurden im Jahr 1997 quasi erst "probeweise" geführt. Für das Jahr 1997 und voraussichtlich auch für das Jahr 1998 werden die Kosten und Erlöse noch zum größten Teil aufgrund von Schätzungen ermittelt. Erst für das Jahr 1999 ist mit einer exakteren Kosten- und Erlöszuordnung zu rechnen.

Wir beschränken uns in diesem Auswertungs- und Erläuterungsbericht deshalb auch auf einige grundsätzliche Aussagen zu den einzelnen Produktgruppen und den Kostenarten.

Rechnungsprüfungsamt insgesamt

Die folgende Tabelle zeigt das Gesamtergebnis 1997 für das Rechnungsprüfungsamt:

Bei der Kalkulation war davon ausgegangen worden, daß ein Kostendeckungsgrad von 100 % vorläufig noch nicht erreicht werden kann. Insbesondere die Leistungen der Produktgruppe "Verwaltungsmodernisierung, Neue Steuerungsmodelle" sollten nicht zu 100 % verrechnet werden, um die einzelnen Fachbereiche nicht davon abzuhalten, Leistungen für die Verwaltungsmodernisierung in Anspruch zu nehmen.

Die folgende Grafik zeigt den Kostenanteil der einzelnen Produktgruppen an den Gesamtkosten des Rechnungsprüfungsamtes:

Einzelprüfungen nehmen im Leistungsspektrum des Rechnungsprüfungsamtes noch den größten Anteil der Ressourcen in Anspruch (über 50 %). Die Beratungsleistungen spielen dagegen (noch) keine besondere Rolle. Diese "Schätzdaten" werden durch die bisher durchgeführten Zeiterfassungen weitgehend bestätigt.

Ausgehend von Überlegungen, die Rolle des Rechnungsprüfungsamtes im Neuen Steuerungsmodell zu definieren (siehe auch KGSt-Bericht Nr. 2/97) sind Beratungsleistungen forciert anzubieten und die Einzelprüfungen auf das notwendigste Maß zurückzuführen. Wir streben eine solche Umstrukturierung im Rechnungsprüfungsamt an, weisen jedoch darauf hin, daß ein solcher Veränderungsprozeß mehrere Jahre in Anspruch nehmen wird.

Das Rechnungsprüfungsamt muß sich zunehmend als Anbieter interner Beratungs- und Serviceleistungen verstehen. Es hat im Prinzip die Kosten, die es verursacht, durch Aufträge und interne Leistungsverrechnungen zu erwirtschaften. Auch dieser Veränderungsprozeß wird mehrere Jahre in Anspruch nehmen, und auch deshalb wurde für 1997 und wird für das Jahr 1998 noch keine 100 %ige Kostendeckung erreicht .

3. Kostenstellenrechnung

3.1 Produktgruppe Verwaltungsmodernisierung, Neue Steuerungsmodelle

Wie bereits erwähnt, wurden die Kosten dieser Produktgruppe nur zum Teil (über Umlageschlüssel) mit den anderen Dienststellen verrechnet.

Im Jahr 1997 wurden innerhalb dieser Produktgruppe u. a. folgende Leistungen erbracht:

Verlängerung der Ausnahmegenehmigung von den Vorschriften der GemHVO

Überarbeitung der Controlling- und Budgetierungs-Richtlinien

Mitarbeit an den EDV-Richtlinien

Erarbeitung von Produktdaten für den Haushaltsplan 1998

Durchführung der Bürgerbefragung

Fortführung der Projektgruppen für die Ämter der Bauverwaltung

Mitwirkung bei der analytischen Stellenbewertung

Entwicklung und Auswertung einer Kundenbefragung für das Amt 40 (VHS, Kultur, Bibliothek und Museen)

Federführung in der Arbeitsgruppe Personalarbeit/-wirtschaft und Vorlage eines Abschlußberichts

Herausgabe der NSM-News.

3.2 Produktgruppe Querschnittsprüfungen und Prüfungen für die Gesamtverwaltung

Bei diesen Querschnittsprüfungen handelt es sich in erster Linie um

die Prüfung der Jahresrechnung

Die Jahresrechnung für das Jahr 1995 wurde dem RPA erst im April 1997 vorgelegt. Das Rechnungsprüfungsamt hat mit Datum vom 21.05.97 seinen Schlußbericht erstellt. Die Beratungen des Rechnungsprüfungsausschusses waren sehr intensiv und dauerten bis ins Jahr 1998 hinein. Die Aufwendungen für das Rechnungsprüfungsamt waren entsprechend hoch.

die Prüfung der Stadtkasse

Der Bericht zur Prüfung der Stadtkasse wurde am 24.11.97 vorgelegt. Die Prüfung wurde im 2. Halbjahr 1997 durchgeführt. Durch die Freistellung eines Mitarbeiters des RPA ab 01.07.97 wurde auf bestimmte Einnahmeprüfungen verzichtet.

Andere Querschnittsprüfungen wurden nur in geringerem Umfang durchgeführt.

3.3 Produktgruppe Einzelprüfungen

Schwerpunkt in dieser Produktgruppe ist die Prüfung von Vergaben und die Prüfung von Anordnungen in Einzelfällen. Wie die bisherigen Zeitaufzeichnungen zeigen, liegt der tatsächliche Aufwand für dieses Produkt noch wesentlich über den geschätzten Zahlen. Im Rahmen dieses Produkts werden geprüft

die Auftragsvergaben für Lieferungen und Leistungen ab 2.000 DM im Einzelfall sowie für Bauleistungen ab 5.000 DM im Einzelfall,

die Beihilfen ab 2.000 DM im Einzelfall,

Einstellungen, Eingruppierungs- und Höhergruppierungsberechnungen,

Reise- und Fahrtkosten, Trennungsgelder,

die Zahlbarmachung von Löhnen, Vergütungen und Gehältern, Ruhegeld und Ehrensold und

die Prüfung der Umlage von Sammelnachweisen.

Insbesondere die Prüfung der Auftragsvergaben und die Prüfung der Beihilfen sowie Eingruppierungs- und Höhergruppierungsberechnungen erfordern einen erheblichen Aufwand, so daß für andere Prüfungsvorgänge nur relativ wenig Zeit bleibt. Ausgehend von dem Ziel, die einzelfallbezogenen Prüfungen zu reduzieren und mehr Beratungsfunktionen zu übernehmen,

wurde die Ziffer 7 der Allgemeinden Dienst- und Geschäftsanweisung (AGA) dahingehend geändert, daß nur noch Aufträge über 5.000 DM für den VOL-Bereich und über 10.000 DM für den VOB-Bereich dem Rechnungsprüfungsamt vorgelegt werden. Es bleibt abzuwarten, wie sich diese Neuregelung auswirken wird.

wird vorgeschlagen, auch für die Beihilfen die Wertgrenzen zu erhöhen (5.000 DM),

wird außerdem vorgeschlagen, Reise- und Fahrtkosten (insbesondere Fahrtenbücher) nicht mehr durch das Rechnungsprüfungsamt prüfen zu lassen. Die Prüfung sollte durch den Fachbereich selbst erfolgen.

Kostenartenrechnung

Erläuterungen zu den wesentlichsten Zahlen:

Personalkosten

Das Ist-Ergebnis bei den Beamtenbezügen bleibt rund 41.000 hinter den Planzahlen zurück. Wie bereits erwähnt, wurde die Stelle eines Mitarbeiters zum 01.07.97 nicht mehr besetzt. Dadurch erklären sich die Einsparungen bei den Beamtenbezügen. Unerklärlich ist allerdings, daß trotz dieser Tatsache das Rechnungsprüfungsamt an den anteiligen Personalnebenkosten höher belastet wird als nach Plan. Die Position Erstattung Personalnebenkosten beinhaltet die anteiligen Kosten für die Versorgungskasse Beamte, die Beihilfe für Versorgungsempfänger und das Jahresabo der Bahn AG. Die Kosten werden nach einem Umlageschlüssel von der Personalabteilung auf die einzelnen Fachbereiche umgelegt und im Wege der verwaltungsinternen Leistungsverrechnung erstattet.

Gebäudekosten

Die dargestellten Zahlen sind noch wenig aussagekräftig, weil auch hier die Kosten nach einem Umlageschlüssel intern verrechnet werden. Ab 1998 gelten für die Gebäude andere Bewirtschaftungsgrundsätze. Danach ist das Hauptamt zuständig für die Bewirtschaftung der Verwaltungsgebäude und tritt gegenüber den Fachbereichen als Eigentümer und Vermieter der Gebäude auf. Die Fachbereiche zahlen dem Hauptamt eine kalkulatorische Miete und die Mietnebenkosten, auf deren Höhe sie zum Teil Einfluß haben. In die Miete sind auch Abschreibungen und kalkulatorische Zinsen eingerechnet.

Geschäftsausgaben